Was sind die Aufgabenschwerpunkte?
1. Organisation und Führung des Vorzimmers
2. allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Unterstützung der Fachbereichsleitung z. B.
3. Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung der zentral eingehenden Mails
4. Digitalisierung und Archivierung des Schriftgutes
5. Terminplanung und Telefondienst
6. Materialbeschaffung und -verwaltung
7. Verwaltung der Zeiterfassung und Krankmeldungen
8. Prüfungs- und Abrechnungstätigkeiten
9. Assistenz-/ Fachaufgaben für den Fachdienst 56 im Bereich Matching beim Sprachmittlerpools sowie Abrechnungen und Datenpflege beim Kommunalen Integrationsmanagement
Wer kann sich bewerben?
Personen mit
10. einer abgeschlossenen Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder
11. einem Abschluss des Verwaltungs-/Angestelltenlehrgangs I oder
12. einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung (z.B. Bank-/ und Industriekaufleute, Justizfachangestellte oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte).
Welche Fähigkeiten sollten Sie mitbringen?
Verfügen Sie über das gewisse Fingerspitzengefühl für sensible Angelegenheiten?
Es handelt sich bei dieser Stelle um eine besondere Vertrauensstellung durch den Umgang mit Personen und Informationen bezogen auf alle Bereiche der Kreisverwaltung, inklusive aller hierarchischen Ebenen. Ein stets verschwiegenes, diskretes und verlässliches Vorgehen in der Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen ist unabdingbar.
Arbeiten Sie gerne zuverlässig und verfügen über ein organisatorisches Talent?
Es wird erwartet, dass Sie insbesondere die Übersicht über die Terminvielfalt der Fachbereichsleitung und der damit einhergehenden Besprechungs- und Sitzungsdienste behalten. Daneben sind eine sorgfältige Arbeitsweise und strukturiertes Handeln insbesondere für die Organisation des Vorzimmers wichtig.
Können Sie Wesentliches von Unwesentlichem unterscheiden?
Auf der Stelle erreichen Sie über die verschiedensten Wege interne und externe Anfragen. Hierbei ist es erforderlich, dass Sie das Eingangsmanagement zielführend koordinieren, nach Dringlichkeit filtern und priorisieren sowie die Anfragen entsprechend bearbeiten bzw. weiterleiten.
Besonderheiten der Stelle
Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung, dass sie ganztägig besetzt ist. Aufgrund der räumlichen Verhältnisse müssten sich Teilzeitbeschäftigte mit entsprechenden Arbeitszeitmodellen einen Arbeitsplatz teilen.
Es ist geplant, ein ausführliches Vorstellungsgespräch zu führen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen und diesen Gleichgestellten im Sinne von § 2 SGB IX sind ebenfalls erwünscht.
Wir bitten Sie, vor einer Bewerbung die Möglichkeit eines Informationsgespräches wahrzunehmen.
Was können wir Ihnen bieten?
Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Barrierefreiheit
Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
Betriebliches Gesundheitsmanagement
Eltern-Kind-Büro
Gleitzeit
Gute Kommunikationsstrukturen
Homeoffice
Interessanter und herausfordernder Aufgabenbereich
Betriebsrestaurant
Mitarbeiterparkplätze
Teilzeitmöglichkeiten
Vermögenswirksame Leistungen
Zertifizierung als familienfreundliches Unternehmen
Fahrradleasing
Tarifgebundenheit