Die add solution GmbH ist als Dienstleister in der Automobilindustrie ein zuverlässiger Partner in der Entwicklung, dem Testing und dem Versuch von sowohl Konstruktionen als auch Bordnetz- und Systementwicklungen. Wir suchen einen engagierten Admin Manager (m/w/d) an unserem Standort in Wolfsburg.
Sie spielen eine wichtige Rolle für den reibungslosen und effizienten Ablauf im Büro, unterstützen die Geschäftsleitung und sorgen für eine organisierte und einladende Büroumgebung.
Tasks
• Verwaltung des Empfangsbereichs, einschließlich der Bedienung der Telefonanlage, der Begrüßung von Besuchern, der Verwaltung der ein- und ausgehenden Post und Sendungen sowie der Aufrechterhaltung eines ordentlichen und organisierten Bürobereichs
• Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz, Erstellung und Verteilung von Memos, Briefen, Tabellen, Formularen etc.
• Planung, Organisation und Terminierung von Unternehmensbesprechungen, sei es vor Ort, außerhalb des Unternehmens oder per Videokonferenz, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
• Koordination von Inlands- und Auslandsreisen für Mitarbeiter, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination von Verpflegung für Meetings und Veranstaltungen
• Organisation und Pflege von physischen und elektronischen Ablagesystemen, Datenbanken und Aufzeichnungen, um eine einfache Abrufbarkeit und Compliance zu gewährleisten
• Planung und Koordination von Teambesprechungen und Veranstaltungen, Vorbereitung von Tagesordnungen und Erstellung genauer Protokolle zur Dokumentation
• Unterstützung bei grundlegenden Buchhaltungsaufgaben wie Spesenabrechnungen, Rechnungsstellung und anderen buchhaltungsbezogenen Aufgaben
• Sicherstellung der Sauberkeit und Ordnung aller Bürobereiche, einschließlich Besprechungsräumen
• Unverzügliche Meldung von Wartungs- oder Reparaturproblemen im Zusammenhang mit Bürogeräten, elektrischen Anlagen und Lüftungsgeräten (AHU) an die zuständigen Dienstleister
• Verwaltung der Einrichtungen von Add Solution zur Einhaltung behördlicher Vorschriften
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen zur Förderung des Teamengagements und der Arbeitsmoral
• Unterstützung der Finanz-, IT- und Personalabteilungen bei ihren täglichen operativen Aufgaben nach Bedarf
Requirements
5-6 Jahre Berufserfahrung
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
MS-Office
Bitte schicken Sie uns Ihre Bewerbung auf Englisch