Ihre Aufgaben
Allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe • Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.) • Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen etc.), d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung • Stammdatenpflege im CAFM System • Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine • Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung im System einschließlich Kontierung • Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA, etc.), d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung • Umzugsmanagement, Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs • Zuständig für die Beschilderung des Standortes • Personalverwaltung/-betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen • Fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes einschließlich Bedarfs- und Einsatzsteuerung der Mitarbeitenden • Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerker/innen sowie Material-Rücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen • Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und –Kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen
Wir wünschen uns
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einem vergleichbaren Bereich • Freundliche, positive Persönlichkeit mit hoher Kommunikationsfähigkeit • Gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie Excel, Word, Outlook • Hohes Maß an Engagement, Team- und Kommunikationsfähigkeit
Freuen Sie sich auf
Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren • Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation • Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team • Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD • Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen • Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns • Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut • Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf • Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
Fort- und Weiterbildung
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Rahmenbedingungen
Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften VSG • Arbeitszeit 39 Wochenstunden • Ein unbefristeter Arbeitsplatz • Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld
Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach Geborene.
Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.