Das Amt Joachimsthal (Schorfheide) ist als Verwaltungseinheit für 5.443 Einwohner, deren Besucher und ihre Belange zuständig.Die sehr schöne Lage im Herzen der Schorfheide, nur ca. 45 Minuten von der Hauptstadt Berlin entfernt, die gute Verkehrsanbindung an den ÖPNV und die Autobahn ermöglichen familienfreundliches Leben und Arbeiten in einem guten Team.
Zur Verstärkung unserer Amtsverwaltung suchen wir zum 01. August 2026 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n Sachbearbeiter/in Sekretariat des Amtsdirektors/ Sitzungsdienst (m,w,d) in Teilzeit (35 Std.) in unbefristeter Anstellung.
Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen die Organisation des Sekretariats des Amtsdirektors, die Durchführung des Sitzungsdienstes in den kommunalen Gremien der amtsangehörigen Gemeinden und des Amtsausschusses.Hierzu fallen folgenden Aufgaben an:
- Büromanagement zur Unterstützung des Amtsdirektors – Aktenführung, Erledigung des Schrift-, Telefon- und Postverkehrs, Fristen-, Termin- und Besuchermanagement, Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen für den Amtsdirektor und die Amtsleitung auf Anforderung; Aktenablage und Archivierung
- Vorbereitung der Sitzungen des Amtsausschusses des Amtes Joachimsthal (Schorfheide), der Gemeindevertretungen und der entsprechenden Hauptausschüsse der amtsangehörigen Gemeinden in Zusammenarbeit mit dem Sitzungsdienst des Hauptamtes,
- Vorbereitung und Koordinierung der für die benannten Sitzungen notwendigen Beschlussvorlagen in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachämtern
- Teilnahme an den abendlichen Sitzungen der Gemeindevertretungen der amtsangehörigen Gemeinden, der entsprechenden Hauptausschüsse und des Amtsausschusses des Amts Joachimsthal (Schorfheide) zur Aufzeichnung des Sitzungsablaufes und spätere Erstellung der Sitzungsprotokolle
- Siegelführung/ Siegelverwahrung
- Schlüsselmanagement
- Haushaltsplanung hinsichtlich Mitglieds-/ Verbandsbeiträgen
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung für das Sekretariat des Hauptamtes Die vorgenannte Beschreibung des Aufgabengebietes ist nicht abschließend.Änderungen des Aufgabenbereiches und der Struktur sind möglich.
Anforderungsprofil:- abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I, Rechtsanwaltsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation sind wünschenswert,
- Kenntnisse der gängigen MS-Office Programme
- sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit sowie sicheres, korrektes und freundliches Auftreten verbunden mit guter Kommunikationsfähigkeit
- Gewissenhaftigkeit und Zahlenverständnis werden ebenfalls begrüßt.Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Protokollieren
Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-V) und unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation bis EG 7 TVÖD – VKA (dazu kommen die tariflich vorgesehene Jahressonderzahlung sowie ein zusätzliches leistungsorientiertes Entgelt).- eine Beschäftigung in einer interessanten, abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeit, welche auch Arbeitszeit in den Abendstunden umfasst flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelung
- regelmäßige Fortbildungsangebote
- Zusatzversorgung öffentlicher Dienst
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