Assistenz für die Abteilungsleitung Personalmanagement (50 %)
Als Assistenz der Abteilungsleitung Personalmanagement übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Führungsebene. Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
* Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen der Abteilungsleitung
* Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentation
* Kommunikationsschnittstelle zwischen der Abteilungsleitung und internen sowie externen Ansprechpartnern
* Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
* Organisatorische Unterstützung und Mitarbeit bei strategischen Projekten im Personalmanagement
* Verwaltung vertraulicher Informationen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Abteilung
* Praktische Unterstützung im Tagesgeschäft, z. B. bei der Erstellung von Bedarfsanforderungen oder der Organisation von Arbeitsmitteln
Sachbearbeitung Personalentwicklung und Veranstaltungsorganisation (50 %)
Im Bereich Personalentwicklung organisieren Sie interne Veranstaltungen – von Fortbildungen und digitalen Wissensformaten, über Führungskräfteformate bis hin zu Tagungen. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf und schaffen Rahmenbedingungen, in denen Lernen, Entwicklung und Austausch gelingen.
* Beratung der Fachbereiche zu Veranstaltungsformaten im Personalbereich
* Planung, Terminierung und Koordination von Veranstaltungen inkl. Raumorganisation und interner Abstimmungen
* Entwicklung und Dokumentation von Veranstaltungskonzepten
* Betreuung von Veranstaltungen vor Ort
* Nachbereitung und Evaluation zur Qualitätssicherung
* Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Bewerbungsprozesse
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Zusatzkenntnissen in Büroorganisation oder administrativer Unterstützung
* Berufserfahrung in der Assistenz sowie in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, vorzugsweise im Personalbereich
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
* Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe
* Hohe Diskretion und Dienstleistungsorientierung
* Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) sowie digitalen Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation (z. B. Microsoft Teams)
* Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
* Eigeninitiative, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten