Ihre Aufgaben
Allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung und administrative Aufgaben zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe • Erledigung von Schreibarbeiten und Abwicklung der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.) • Organisation, Controlling und Verwaltung technischer Bereiche (z.B. Wartung technischer Anlagen, Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen), einschließlich Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement und Rechnungsprüfung • Stammdatenpflege im EDV-System • Bearbeitung der elektronischen Reparaturanforderungen (Filtern, Ausdruck, Ablehnung/Löschung) im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten • Verwaltung und Dokumentation der Aufträge • Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs sowie Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung einschließlich Kontierung • Organisation, Controlling und Verwaltung infrastruktureller Bereiche (z.B. Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA), einschließlich Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement und Rechnungsprüfung • Umzugsmanagement und Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung sowie Gütern des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs • Zuständig für die Beschilderung des Standortes • Kommunikation mit externen Firmen und Handwerkern, Bearbeitung von Rückfragen und Koordination von Materialrücksendungen bei Fehllieferungen • Rechnungsbearbeitung und -kontrolle von Teil- und Schlussrechnungen (rechnerische und sachliche Prüfung)
Wir wünschen uns
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mindestens Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbar) • Gute Kenntnisse in SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie in Excel, Word und Outlook • Positive Persönlichkeit mit hoher Kommunikationsfähigkeit • Hohes Maß an Engagement, Team- und Konfliktfähigkeit
Freuen Sie sich auf
Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren • Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation • Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team • Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD • Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen • Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns • Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut • Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf • Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
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Rahmenbedingungen
Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service • Arbeitszeit 39 Wochenstunden • 30 Tage Urlaub • Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld • Unbefristeter Arbeitsvertrag
Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach Geborene.
Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.