Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in in Vollzeit (oder in Teilzeit von mind. 30 Wochenarbeitsstunden). Die Stelle ist unbefristet. Dienstsitz ist die Landeshauptstadt Potsdam. Die Aufgaben bestehen aus den Bereichen Sekretariat, Office-Management und Sachbearbeitung/Verwaltung.
Aufgaben
Zu den Aufgaben gehören insbesondere
* Allgemeine Organisation des Sekretariats:
* Korrespondenz
* Allgemeine Schreibtätigkeiten
* Postein- und Postausgang
* Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen
* Unterstützung bei Reiseplanungen und -abrechnung
* Verwaltung von Dokumenten und Publikationen
* Officemanagement:
* Verantwortung für Beschaffungen (z.B. von Büromaterial, Software und Büroausstattung)
* Erstellen von Vorlagen und Formularen
* Pflege der Kontaktdatenbank und der Serverstruktur
* Organisation des Dienstwagens (Wartung, Fahrtenbuch etc.)
* Kontakt zu Dienstleistern (u.a. IT-Service, Kopierservice, Caterer etc.)
* Raum- und Technikbuchungen
* Sachbearbeitung/Verwaltung:
* Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (inkl. Erstellen von Tagesordnung, Einladungen, Protokollen und Berichten)
* Pflege und Verwaltung von Akten, Datenbanken, Beständen und Materialien
* Unterstützung bei der Abwicklung und Verwaltung von Fördermitteln
* Unterstützung bei der Pflege der Internetpräsenzen
* Unterstützung bei der Erstellung von Publikationen
* Kommunikation mit Mitgliedsverbänden und Partner*innen
Qualifikation
Als Voraussetzungen erwarten wir
* eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogenene Ausbildung (z.B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r etc.) oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung in der Sachbearbeitung oder im Verwaltungsbereich, idealerweise im Bereich der Verbandsarbeit,
* Einen selbstständigen und strukturierten Arbeitsstil,
* Planungs- und Organisationsfähigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein,
* sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und digitalen Tools,
* Teamfähigkeit und Konfliktbearbeitungskompetenz,
* sehr gute Deutschkenntnisse und Kommunikationskompetenz in Wort und Schrift,
* Auseinandersetzung und Identifikation mit unserem institutionellem Schutzkonzept, Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses
Auch wenn Sie nicht alle Voraussetzungen erfüllen, möchten wir Sie zu einer Bewerbung ermutigen. Gern geben wir Ihnen Raum, tätigkeitsbezogene Fähigkeiten im Rahmen der Beschäftigung zu erlernen.
Benefits
Wir bieten Ihnen
* ein vielseitiges und innovationsfreudiges Arbeitsfeld mit einem engagierten und qualifizierten Team,
* die Möglichkeit der Mitgestaltung einer landesweit anerkannten und gut vernetzten Organisation,
* eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TV-L EG 7, 30 Tage Urlaub sowie die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge,
* regelmäßige Teamsupervision,
* eine flexible Arbeitszeitgestaltung mit der Möglichkeit für mobiles Arbeiten (anteilig),
* die Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung,
* Barriereabbau am Arbeitsplatz: Wir möchten vieles möglich machen. Für Detailfragen sprechen Sie uns bitte an
Wir arbeiten gerne in einem vielfältigen Team und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, jeden Geschlechts, jeder sexuellen Orientierung, von Menschen mit (familiärer) Migrationsgeschichte sowie von BIPoC. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Sie wünschen sich mehr Details zum Stand der Barrierefreiheit in unserem Büro? Gerne können Sie uns kontaktieren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!