Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Geschäftszimmer der Leitung des Nationalen Referenzzentrums für authentische Lebensmittel (w/m/d)
1. Kulmbach
2. Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
3. Vollzeit
4. Publizierung bis: 16.06.2025
5. Kennziffer: 045/2025
Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen.
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Ihr Aufgabengebiet
Mit der Etablierung eines Nationalen Referenzzentrums für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) am Max Rubner-Institut (MRI) möchte das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH) ein nachhaltiges Zeichen gegen die Verfälschung von Lebensmitteln setzen und gegen organisierten Betrug in diesem Bereich vorgehen. Das in der EU-Kontrollverordnung (EU VO 2017/625) geforderte und in 2017 eingerichtete nationale Referenzzentrum versteht sich als eines der Hauptinstrumente einer Strategie, die das Ziel hat, die Arbeit der Überwachungsbehörden und örtlichen Untersuchungsämter in Deutschland zu unterstützen, um systematisch entlang der gesamten Lebensmittelkette potenzielle Problemstellen vorausschauend auszumachen und mithilfe des umfangreichen analytischen Werkzeugkastens und Referenz-Datenbanken betrügerische Machenschaften aufzudecken. Am Standort Kulmbach suchen wir für das Geschäftszimmer des NRZ-Authent eine zuverlässige Sachbearbeitung (w/m/d). Sie tragen maßgeblich zum erfolgreichen Ablauf des Tagesgeschäfts des dezentralen, über die vier Standorte des MRI verteilten NRZ-Authent Teams bei und unterstützen die Leitung administrativ und organisatorisch. Dabei werden Sie auch mit der MRI Verwaltung und dem MRI Leitungsbereich sowie den Geschäftszimmern der anderen Institute des MRI zusammenarbeiten.
Das sind Ihre Aufgaben:
6. Allgemeine Geschäftszimmeraufgaben, z. B. Führen der allgemeinen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Schriftstücke) und Terminverwaltung
7. Mitarbeit bei Verwaltungsaufgaben des NRZ-Authent, z. B. Bestell- und Abrechnungswesen, Personalmaßnahmen
8. Organisatorische Aufgaben bei Dienstreisen, bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen, Protokollführung
9. Digitale Aktenführung sowie Betreuung und Pflege elektronischer Datenbanken
10. Weiterentwicklung der Digitalisierung für organisatorische Abläufe
11. Empfang von Besucherinnen und Besuchern des NRZ-Authent sowie die Betreuung der Gäste
Ihr Profil
Das bringen Sie mit:
12. eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), zur / zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation im Büro- oder Verwaltungsdienst; oder nachgewiesene mehrjährige berufliche Erfahrungen in den genannten Aufgabengebieten
13. einen versierten Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Outlook, Excel, und PowerPoint
14. einen sicheren Umgang mit elektronischen Medien, Web-basierten Anwendungen und Internet
15. eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift
Wünschenswert sind:
16. Berufliche Erfahrungen in der Büroorganisation bzw. Erfahrungen in Sekretariaten / Geschäftszimmern
17. Kenntnisse und Erfahrungen in der Aktualisierung von Intra- bzw. Internet-Auftritten
18. Kenntnisse und Erfahrungen bei der Organisation von Präsenz- und Online-Meetings
19. gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
20. Interesse an neuen Herausforderungen
Wir setzen neben einer selbstständigen und verantwortungsbewussten Arbeitsweise auch sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, hohe Motivation, persönliches Engagement, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, sowie ein freundliches und sicheres Auftreten voraus.
Das bieten wir Ihnen
21. eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut am Standort Kulmbach
22. zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39,00 Stunden/Woche, entspricht 100 % einer Vollzeitstelle)
23. ein Arbeitsverhältnis, das sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) richtet
24. eine Vergütung nach Entgeltgruppe 6 bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
25. flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und mobiles Arbeiten innerhalb der Bundesrepublik Deutschland (max. 60 %)
26. 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Kalenderjahr
27. dienstfrei am 24.12. sowie 31.12.
28. eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
29. vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
30. vielseitige Gesundheitsangebote
31. kostenfreie Parkplätze
32. Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket-Job
Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.