FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienstleistung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patentinformation sowie die Entwicklung von innovativen Informationsinfrastrukturen, z.B. mit den Schwerpunkten Forschungsdatenmanagement, Wissensgraphen und digitale Plattformen. Dazu betreiben wir eigene Forschung, kooperieren mit renommierten Universitäten und Forschungsgesellschaften und sind international und interdisziplinär vernetzt. FIZ Karlsruhe ist eine GmbH mit gemeinnützigem Charakter und eine der größten außeruniversitären Einrichtungen ihrer Art.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Verwaltung sind zuständig für Finanzen, Controlling, Personalwesen und Infrastruktur sowie für die rechtlichen Angelegenheiten unseres Instituts. In der Abteilung Controlling erheben und analysieren wir die IST-Zahlen und steuern und überwachen so unseren Finanzhaushalt. Die von uns erhobenen Kennzahlen fließen in die Berichte der Geschäftsführung ein. Wir erarbeiten das Programmbudget mit den Planzahlen für zukünftige Haushalte.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir an unserem Hauptsitz ein/e Sachbearbeiterin /Sachbearbeiter Drittmittelverwaltung (w/m/x):
* Selbstständige administrative Betreuung von Drittmittelprojekten (Beantragung, Vor- und Nachkalkulation und Abrechnung)
* Überprüfung der Kontierung von Bestellungen und Rechnungen, Projektbudgetprüfung und Projektbudgetfreigabe
* Durchführung von Abweichungsanalysen und Erstellung von Mittelumwidmungen
* Erstellung der Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise
* Pflege von projektübergreifenden Übersichten (Liquiditäts-/ Projektmittelsteuerung)
* Administrative Ansprechperson für Projektbeteiligte, Kooperationspartner, Zuwendungsgeber und Wirtschaftsprüfer
* Vorbereitung von Unterlagen und Rechnungsbelegen bei Preisprüfungen
* Mitwirkung beim Jahresabschluss in der Drittmittelverwaltung
* Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Praxiserfahrung
* Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung
* Kenntnisse im Haushalts- und Zuwendungsrecht sind von Vorteil
* ERP-Kenntnisse sind von Vorteil
* Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office Anwendungen insbesondere Excel und Word
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
* Prozessorientiertes und betriebswirtschaftliches Denken und Handeln
* Mitarbeit in einem hochdynamischen wissenschaftlich-technischen Umfeld und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
* Leistungsorientierte Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten
* Flexible Arbeitszeitmodelle und Mobiles Arbeiten bis zu 80 Prozent
* Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD VKA) mit der betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zertifiziert durch das audit berufundfamilie
* Nutzung von Dienstradleasing sowie 25 € Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket
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