Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.
Kommen Sie zu uns als
Sachbearbeiter/in Technisches Facility Management (m/w/d)
für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau für den Standort am Vivantes Klinikum Kaulsdorf ab dem 01.09.2025.
1. allgemeine Büroorganisation, Termin- und Veranstaltungsplanung sowie administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
2. Erstellung von Schriftverkehr, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
3. Management und Controlling technischer Bereiche (z. B. Wartung technischer Anlagen, Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen) inklusive Mengenermittlung, Mitwirkung bei Vertragsgestaltung, Kostenmanagement und Rechnungsprüfung
4. Stammdatenpflege im CAFM-System sowie Bearbeitung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgabe (Filtern, Dokumentation, Ablage und Auswertung etc.)
5. Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Einrichtungsausstattung sowie weitere Bedarfe, inklusive Kontierung im System
6. Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA) mit Kosten- und Vertragsmanagement
7. Organisation von Umzügen und Verwaltung von Einrichtungsgegenständen sowie Gütern des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs
8. zuständig für die Beschilderung des Standortes
9. Personalverwaltung und Betreuung der Mitarbeitenden im Arbeitsbereich mittels Software (z. B. SP-Expert) inklusive An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen
10. fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes inkl. Einsatzplanung der Mitarbeitenden
11. Kommunikation und Klärung von Rückfragen mit beauftragten Firmen und Handwerker/innen, Organisation von Materialrücksendungen bei Fehllieferungen
12. Prüfung und Bearbeitung von Teil- und Schlussrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen
13. abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsbereich
14. gute Kenntnisse in SAP R/3 (Rechnungsbearbeitung) sowie sicherer Umgang mit MS Excel, Word und Outlook
15. freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit
16. hohes Maß an Engagement, Teamorientierung und Eigeninitiative
* eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
* ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
* fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
* Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
* eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
* Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
* Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
* Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
* sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
* kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
* attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
Rahmenbedingungen:
* Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service
* Arbeitszeit 39 Wochenstunden
* 30 Tage Urlaub
* ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld
* mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit – Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.