Ihre Aufgaben
Allgemeine Büroorganisation mit Terminplanung und administrativen Tätigkeiten zur Sicherstellung effizienter Abläufe • Selbstständige Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken (z. B. Korrespondenz, Protokolle, Zeugnisse, Arbeitsanweisungen, Entscheidungsvorlagen, Berichtsvorlagen) • Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Steuerung operativer Prozesse sowie organisatorischer und technischer Standards • Entgegennahme telefonischer Anfragen, eigenständige Informationsbeschaffung oder interne Weiterleitung an zuständige Kolleginnen und Kollegen • Mitarbeit bei der Budgetverwaltung, einschließlich Unterstützung bei der Jahreswirtschaftsplanung, Prüfung der Kontierung und Einhaltung finanzieller Rahmenbedingungen • Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, im Kostenmanagement sowie in der Rechnungsprüfung • Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen (Teil- und Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) • Verwaltung und Dokumentation elektronischer Reparaturanforderungen im EDV-System sowie Organisation der Auftragsscheine • Erfassung und Auslösung von Bestellungen für Dienstleistungen, Reparaturmaterialien, Einrichtung und Ausstattung sowie technischem Bedarf als elektronische Beschaffungsanforderung (BAF) im System (z. B. Elbe oder SAP) • Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistenden sowie Bearbeitung von Rückfragen und Reklamationen
Wir wünschen uns
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung • Gute Kenntnisse in SAP-R3 im Bereich Rechnungsbearbeitung sowie in IffmGiS • Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen • Sehr gute Deutschkenntnisse • Freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsstärke • Hohe Einsatzbereitschaft sowie ausgeprägte Team- und Lösungsfähigkeit • Zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise • Unternehmerisches Denken und strukturiertes Handeln
Freuen Sie sich auf
Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren • Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation • Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team • Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD • Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen • Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns • Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut • Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf • Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
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Rahmenbedingungen
Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service • Arbeitszeit 39 Wochenstunden • 30 Tage Urlaub • Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld
Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach Geborene.
Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.