Ihre Aufgaben:
* Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Unterstützung bei Vertrags- und Bestellangelegenheiten, Posteingang und –versand, Protokollführung, Empfang und Weiterleitung von Besucher*innen etc.)
* Telefonische Erstkontakte (z.B. mit Klient:innen, Eltern, Sozialrathäusern und Schulen): Beratung, Clearing des Anliegens, ggf. Verweis an die richtigen Stellen
* Erheben von personenbezogenen Daten und Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben mit anschließender Erstellung der Basisdokumentation
* Selbständige Sichtung von Untersuchungsanfragen, bei Bedarf Nachforderung von fehlenden Unterlagen und Dokumentation
* Vor- und Nachbesprechung (und/oder Mitteilung) des ersten klinischen Eindrucks/Beobachtung der Eltern und/oder Kinder (Verhaltensauffälligkeiten etc.) sowie Aktenpflege
* Führen von Terminkalendern
* Aktualisierung und Ergänzung von Adresslisten sowie Auswertung testpsychologischer Fragebögen(bspw. CBCL 6-18R, TRF 6-18R, YSR/11-18R, Eingabe von Daten und digitale Archivierung)
* Planung + Organisation des ALFI-Curriculums (zeitliche und räumliche Planung, Ankündigung des Curriculums, Einladung zu den einzelnen Veranstaltungen, Verwaltung von Anmeldungen)
* Führung einer Excel-Tabelle über das gesamte Curriculum, Erstellen von Teilnehmerlisten, Unterstützung während der Veranstaltung, Ausdruck und Verteilung der Handouts
* Bearbeitung eingehender Bitten um Antragsstellung der psychiatrischen Kliniken
Ihre Qualifikationen:
* Kaufmännische Ausbildung
* Ausbildung als Medizinischer Fachangestellter von Vorteil
* Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Ihre Vorteile:
* Angenehmes Arbeitsklima
* Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
* Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team