Die Stelle im Überblick Sie bearbeiten Termin- und Raumanfragen und nehmen Reservierungen im Buchungssystem (Rubin) vor Sie organisieren Terminverschiebungen, Reservierungsänderungen und die Verlegung von Veranstaltungen Sie stimmen alle Terminbelange für die Lehre mit den entsprechenden Abteilungen ab Sie unterstützen die Vergabe und die optimale Auslastung der an der Charité vorhandenen Räume und Zusatzleistungen Sie assistieren der Leitung bei der Wahrnehmung von Sonderaufgaben und strategischen Projekten In Vertretung klären Sie Veranstaltungsanforderungen / Zusatzleistungen wie Medientechnik, Ausstellungs- und Cateringflächen sowie Möblierung mit allen Beteiligten Sie beraten interne und externe Veranstalter bei der Veranstaltungsplanung / - durchführung in den Räumlichkeiten der Charité Sie koordinieren Servicepartner wie Caterer oder das Charité Facility Management Sie erstellen Angebote, Nutzungsverträge, Ablaufpläne und Leistungsbelege Danach suchen wir Sie bringen ein abgeschlossenes Fachhochschulstudium oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt und langjährige Berufserfahrung in den Bereichen Raummanagement / Veranstaltungsservice mit. Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung. Sie sind kommunikationsstark sowie vertriebs-, kunden- und serviceorientiert. Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich und verlieren dabei nie den Blick für das Team. Sie verfügen über Organisationstalent, Qualitätsbewusstsein, große Flexibilität und Belastbarkeit. Sie bringen gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Outlook) mit. Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift. Kenntnisse der Raummanagementsoftware RUBIN sind von Vorteil. Das bringt die Charité mit Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Hier finden Sie weitere Informationen Informationen zur Stelle Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier Die Beschäftigung ist in Teilzeit bei 29,25 Wochenstunden. Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.