EinleitungDie gemeinnützige Heidelberg Laureate Forum Foundation (HLFF) wurde 2013 vom SAP-Mitgründer Klaus Tschira gegründet und hat das Ziel, Mathematik und Informatik zu fördern. Zu diesem Zweck organisiert die HLFF jährlich das Heidelberg Laureate Forum (HLF), ein wissenschaftliches Netzwerktreffen, das die Trägerinnen und Träger der renommiertesten Auszeichnungen in Mathematik und Informatik mit 200 herausragenden Nachwuchsforschenden dieser Fachgebiete zusammenbringt. Ein weiterer Fokus der Stiftung liegt darauf, die öffentliche Aufmerksamkeit auf die beiden Disziplinen Mathematik und Informatik zu lenken, das Interesse daran zu wecken und nachhaltig zu stärken.Teilnehmer- und Gästemanagement | Internationales Wissenschafts-Event | Heidelberg | 100 % (Elternzeitvertretung)Heidelberg | Vollzeit 100 % | Befristet bis voraussichtlich Juli 2027Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Koordinator:in im Bereich Young Researchers Relations mit Schwerpunkt Teilnehmermanagement, Reisemanagement und Veranstaltungsorganisation .AufgabenGanzheitliche Betreuung von rund 200 internationalen Young Researchers vor und während des Heidelberg Laureate Forum (September)Verantwortung für das Teilnehmer- und Gästemanagement eines internationalen WissenschaftseventsOrganisation und Abwicklung von Reisestipendien, Reisebuchungen und Visa-ProzessenVerwaltung, Pflege und Auswertung von Teilnehmendendaten im CRM-SystemKoordination von Hotelkontingenten sowie enge Abstimmung mit internen Abteilungen und externen PartnernProfilAbgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare QualifikationErfahrung im Event-, Teilnehmer- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise im internationalen UmfeldVerhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und SchriftSehr sichere MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, fortgeschritten ) sowie idealerweise Erfahrung mit CRM-SystemenStrukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise mit sicherem Umgang mit umfangreichen Datensätzen und organisatorischen Prozessen sowie hoher Belastbarkeit in intensiven VeranstaltungsphasenWir bietenWork-Life-Balance: Gleitzeit, 30 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) und zusätzliche betriebliche Feiertage sowie die Möglichkeit, anteilig ortsflexibel arbeiten zu könnenMitarbeit an einer international renommierten wissenschaftlichen KonferenzSinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Stiftung mit gesellschaftlicher RelevanzInternationales Arbeitsumfeld mit hochkarätigen Wissenschaftler*innenJobticket, Kita-Zuschuss, Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersversorgung, Vorsorgeschecks und weitere attraktive Leistungen.Ein engagiertes, wertschätzendes und motiviertes TeamWeitere InformationenDu möchtest internationale Wissenschaft aktiv mitgestalten und Organisation auf höchstem Niveau verantworten?Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Zeugnissen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Dann klicke auf " Online bewerben ", fülle das Formular aus, lade deinen Lebenslauf hoch und sende die Bewerbung ab.Wir stehen für Chancengleichheit. Bei uns sind alle Menschen unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Religion oder Behinderung gleichermaßen willkommen.Bitte beachte unsere Datenschutzhinweise für Bewerber*innen.Heidelberg Laureate Forum Foundation (HLFF)Mayra GarcíaSchloss-Wolfsbrunnenweg 3369118 HeidelbergWeitere Informationen und Impressionen zum HLF findest du auf unserer Homepage: