Sachbearbeiter*in am zentrum für entwicklungsforschung

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Die neu eingerichtete Arbeitsgruppe und Professur Biodiversität und Umweltwandel am Zentrum für Entwicklungsforschung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Teilzeit (50%) eine*n

Sachbearbeiter*in am Zentrum für Entwicklungsforschung

Die Stelle umfasst ein vielseitiges und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld und unterstützt die Organisationseinheit in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen. Sie sorgt für reibungslose Abläufe im Sekretariat und entlastet die Professur sowie das Team im Tagesgeschäft.

• Bearbeitung des Post- und E-Maileingangs, Verteilung der Post sowie Telefondienst,
• Bestellwesen (Materialbeschaffung, Rechnungsanweisung) und Raumplanung,
• Unterstützung bei der Organisation von Workshops und Veranstaltungen/Verteidigungen,
• Überblick über die Personalstruktur und deren Finanzierungen (Befristungen, Vertragslaufzeiten, Haushalts- und Drittmittelfinanzierungen etc.),
• Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen,
• Kommunikation mit und Onboarding von Mitarbeitenden und Studierenden,
• Führen von Terminplänen, sowie Terminabstimmung und -koordination,
• Gästebetreuung einschließlich Einladung, Begrüßung und Bewirtung sowie eigenständige Organisation von Gastaufenthalten,
• Kommunikation und Korrespondenz mit internationalen Mitarbeitenden, Gästen, Projektpartnern per Brief und E-Mail sowie auch in Telefonaten,
• Protokollführung bei Sitzungen/Meetings,
• Führen der Urlaubskartei, Krank- bzw. Gesundmeldungen,
• Pflegen der allgemeinen Inhalte der Arbeitsgruppe wie z.B. Mitgliederlisten, Veranstaltungen,
• Darstellung von Workflows, Dokumentationen und Informationen der Arbeitsgruppe auf Confluence,
• Unterstützung bei jährlichen Meldungen und Berichtserstellungen z.B. Publikationen
• regelmäßige Kontrolle des Haushaltsbudgets,
• Unterstützung bei der Zusammenstellung von PR relevanten Inhalten z.B. für Newsletter.

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokaufmann/-frau, etc.) oder nachgewiesene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen,
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise,
• verhandlungssichere Englisch- und Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift,
• Kenntnisse im Bereich Controlling und Budgetverwaltung (idealerweise SAP),
• Erfahrung in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation von Vorteil,
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit,
• sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen.

• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region, Arbeitsplatzsicherheit und Standorttreue,
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• betriebliche Altersversorgung (VBL),
• zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
• eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
• Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Universität Bonn fördert eine offene, wertschätzende und diskriminierungsfreie Hochschulkultur und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit sowie Familienfreundlichkeit ein. Wir streben an, strukturelle Benachteiligungen abzubauen und die Vielfalt in Forschung, Lehre und Verwaltung zu stärken. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion oder Weltanschauung, Behinderung sowie Alter.

Bewerbungen von Frauen sowie Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen werden im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetz (LGG) NRW und des Sozialgesetzbuchs (SGB) IX bevorzugt berücksichtigt.

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