Die Stelle umfasst zu 50 % Aufgaben im Fachgebiet Nanotechnologie (www.tu-ilmenau.de/universitaet/fakultaeten/fakultaet-elektrotechnik-und-informationstechnik/profil/institute-und-fachgebiete/fachgebiet-nanotechnologie) und zu 50 % Aufgaben im Fachgebiet Elektrochemie und Galvanotechnik (www.tu-ilmenau.de/universitaet/fakultaeten/fakultaet-elektrotechnik-und-informationstechnik/profil/institute-und-fachgebiete/fachgebiet-elektrochemie-und-galvanotechnik).
Ihre Aufgaben
Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:
1. Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (u. a. Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung, E-Mail-Korrespondenz, effizientes Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Betreuung des Publikumsverkehrs, der Projektpartner und Gäste)
2. Unterstützung der Fachgebietsleitung bei der Budgetverwaltung und - bei Beschaffungsvorgängen
3. Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Fachgebietsberatungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Terminabstimmungen innerhalb und außerhalb der Fakultät, Formulierung und Versand von Einladungen, Zuarbeiten) in Absprache mit den Teilnehmenden, z. T. fremdsprachig (englisch)
4. Unterstützung der Fachgebiete bei der Lehr-, Prüfungs- und Semesterplanung in Abstimmung mit anderen Stellen der Fakultät und Universität (u. a. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungsterminen, Übermittlung von Prüfungsergebnissen, Pflege der Modulhandbücher)
5. Betreuung der Webseiten der Fachgebiete
6. Zuarbeiten für das Berichtswesen der Fakultäts- und Universitätsleitung
Ihr Profil
Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt:
7. Abgeschlossene 3- jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Kauffrau/-mann für Büromanagement; Verwaltungsfachangestellte/r oder langjährige Kenntnisse und Fähigkeiten
8. Sie sind sicher im Gebrauch der deutschen Sprache und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Darüber hinaus sind wünschenswert:
9. Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware (Microsoft Office, Exchange, SharePoint, TYPO3) und sind aufgeschlossen gegenüber technischen Neuerungen in der Bürokommunikation.
10. Sie sind engagiert und teamfähig, arbeiten eigenverantwortlich und gewissenhaft und verfügen über eine verbindliche Kommunikationsweise.
11. Erfahrung mit multikulturellen internationalen Teams
Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.
Die Tätigkeit ist für eine Beschäftigung in Teilzeit nicht geeignet.
Was wir Ihnen bieten:
12. attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
13. Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
14. flexibles Arbeitszeitmodell
15. VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.